Quem nunca reclamou de ter que guardar milhares de contas dentro de casa? O acúmulo de papeis pode ser perturbador e contribuir para a bagunça da casa, mas arquivar documentos é muito importante e necessário. Afinal, só com eles você pode justificar que uma conta já foi paga, reclamar de um produto adquirido que está com defeito ou ainda comprovar propriedade ou posse de um bem.

“A pessoa pode tomar sérios prejuízos caso esses documentos sejam solicitados e ela não os tenha sob seu domínio”, afirma Celso Luiz Santini, da Alcalá Assessoria Contábil e Empresarial.

Para diminuir a quantidade de documentos e facilitar a organização, em 2009, foi aprovada uma lei (12.007) que obriga as prestadoras de serviços público ou privado a encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos, que deve ser enviada até o mês de maio do ano seguinte.
 

De acordo com a legislação, somente terão direito a este documento aqueles que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior.

Entretanto, é importante frisar que o consumidor só poderá se desfazer dos recibos pagos mensalmente no momento em que receber o documento de quitação anual. E, segundo Santini, é preciso ficar alerta se na declaração de quitação tem contido a informação de que a mesma substitui as quitações dos faturamentos mensais.

Mundo digital

No caso de pagamentos feitos pela internet, é importante imprimir ou salvar uma cópia do comprovante assim que a conta for quitada. “Para não ter surpresas com eventuais problemas que o computador possa vir a ter, faça constantemente o backup dessas pastas”, alerta Santini.

Prazos

Segundo a Fundação Procon-SP, o período para conservação das declarações anuais e também de outros documentos varia conforme a situação.

Veja alguns prazos para se livrar da papelada:

- Tributos: os comprovantes de pagamentos de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por cinco anos.

- Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: declarações devem ser conservadas por cinco anos.

- Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).

- Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

- Seguro: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.

- Convênio médico: proposta e contrato devem ser guardadas por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação. Importante ressaltar que contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral, ou seja, qualquer reclamação ou ação judicial (do consumidor ao seguro ou do seguro ao consumidor) deve ser feita no prazo de um ano.

- Mensalidade escolar/ cursos livres: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.

- Cartão de crédito: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.

- Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações de pagamento por até três anos após a desocupação do imóvel e o recebimento do termo de entrega de chaves.

- Compra de imóvel: a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura.

- Notas fiscais e certificados de garantia: as notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis e certificados de garantia devem ser guardados pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

- Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

- Contracheque ou hollerith: Devem ser guardados por cinco anos.

- Notas de serviço: Devem ser guardados por cinco anos.

- Carnê do INSS: deve ser mantido até a aposentadoria e a retirada do benefício.

- Cheques: mantenha-os de 30 a 60 dias após a emissão. Sua compensação deve acontecer no prazo máximo de um mês, a partir da emissão do cheque, se for da mesma praça; e de dois meses, se for de outra praça. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de seis meses contados da apresentação. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.