Mais de mil caixas de documentos do Executivo estadual, que contam a história regional, estão abrigadas no Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul (APE/MS) e, frequentemente, são fontes de consulta para pesquisadores. Mas nem todos os documentos produzidos pelo Governo são arquivados e podem, com o passar dos anos, ser eliminados. Outros são conservados graças à importância histórico-cultural e tornam-se objetos de museus. Neste caso se encaixa a criação do Museu da Polícia Civil do Estado (leia box), onde estarão abrigados documentos históricos do arquivo, além de objetos que conservam a memória da polícia. O Arquivo Público respeita o organograma do executivo de Mato Grosso do Sul e, assim, separa e arquiva os documentos. Semanalmente, toneladas de documentos que devem ser eliminados são doados a instituições de reciclagem de Campo Grande. Para tanto, é preciso respeitar regras de temporalidade, ou seja, há diretrizes de leis federais que inspiram leis estaduais sobre a permanência destes papéis nos respectivos órgãos em que foram produzidos. “O Arquivo Público guarda apenas documentos do Executivo estadual e, para cada conteúdo, existe uma regra de temporalidade. Existem papéis que devem ser mantidos por 1, 5, 10, 50 anos e, quando o prazo termina, ele é eliminado. Tem de ser picotado para que ninguém tenha acesso ao seu conteúdo e encaminhado a alguma instituição de reciclagem”, explica o diretor do Arquivo Público Estadual, Caciano Lima, também especialista em museologia. Posteridade Outra situação são os documentos que nunca devem ser eliminados e é neste ponto que está a sutileza do trabalho da equipe do arquivo. “Existem documentos que devem ser guardados para sempre, como os Diários Oficiais, ou mesmo que tenham dados administrativos importantes. No entanto, às vezes, acontece de um ofício ser simplesmente citado para ser eliminado e ter um conteúdo histórico que deva ser arquivado. Por isso, temos tido trabalho de sensibilização das secretarias para que estejam atentas aos conteúdos”, observa o diretor. “Compreende-se como documento histórico todo o material produzido em um determinado período e que possa auxiliar o historiador em sua análise”. Acervo histórico São arquivados basicamente diários oficiais; dados administrativos dos municípios, como número de população, taxa de natalidade, densidade demográfica, políticas públicas nas diversas áreas governamentais; documentos que dizem respeito a tombamento de patrimônios materiais e imateriais; material fotográfico – este, comumente é extraído de relatórios das secretarias e nem sempre é indicado na listagem como material para ser arquivado. Outra produção que é arquivada é o material gráfico que divulga projetos e inaugurações do executivo estadual. “Às vezes, os órgãos mandam rodar material no qual consta a data sem a indicação do ano. Estamos trabalhando neste sentido também para que a data completa seja detalhada. Assim, daqui a 50 anos por exemplo, teremos uma referência do que aconteceu hoje”, diz. Acervo Dentre as maiores coleções do Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul estão documentos referentes à Companhia Mate Laranjeira, documentos da Companhia Agrícola Nacional de Dourados – primeiro assentamento rural do Governo federal em 1940, que possibilitou a urbanização da região de Dourados; microfilmes de jornais desde 1880; documentação indígena com arquivos sobre propriedades de terras, além, é claro, dos documentos administrativos do Estado. A previsão é que no futuro grande parte dos documentos seja digitalizada e a discussão atual é de como este conteúdo será guardado pelos arquivos. “É uma pauta nacional. Os arquivos de todo o País estão discutindo como se dará este processo de armanezamento de conteúdo digitalizado, mas eu acredito que serão criados setores informatizados, dentro do arquivo, para abrigar este tipo de conteúdo”, cita o diretor.